3 gode råd når du skal implementere ERP

Den riktige ERP-løsningen gir bedriften merverdi i alle ledd, men implementering eller skifte av ERP er ikke enkelt og må planlegges godt.

Når nytt ERP-system er valgt, begynner arbeidet med å planlegge hvordan systemet skal tas i bruk. Her er tre områder som kan være avgjørende for resultatet av implementeringsprosjektet.

    Lag en plan

    Som Benjamin Franklin sa: «If you fail to plan, you are planning to fail.»

      Det er viktig å beholde fokus på bedriftens forretningsmessige behov.  Et godt sted å starte planleggingen av prosjektet er derfor å gjøre et tilbakeblikk på anskaffelsesprosessen.  Hva var de prioriterte kravene til de ulike avdelingene systemet skal betjene?  Det er viktig at prosjektet prioriterer å løse disse utfordringene.  Prosjektleder må derfor forsikre seg om at disse kravene er synlige for alle under hele implementeringen.  Han eller hun bør gjerne også definere noen KPI-er eller viktige indikatorer for implementeringen og kommunisere plan og indikatorer med hele organisasjonen. Alle berørte ønsker å vite hva prosjektet planlegger å gjøre og hvordan man tenker å gå frem i implementeringsfasen.

        Se også : 7 kjennetegn på en god prosjektleder.

          Tidlig i prosjektet må det gjennomføres opplæring av alle som skal delta i implementeringsteamet.  Det er avgjørende at teamet forstår dataflyten i den nye ERP-løsningen. Hva skjer videre når en ny ordre legges inn? Hva skjer når en transaksjon forårsaker en feilmelding? osv. Her trenger man bistand fra ERP-leverandøren, som har kompetansen på systemet. Denne forståelsen er kritisk for resultatet av prosjektet. Den nye dataflyten vil sannsynligvis ikke fullstendig samsvare med eksisterende prosesser. Implementeringsteamet må håndtere disse avvikene.  Det er som kjent mer enn en måte å oppnå ønsket resultat på.

            Forbered endringene godt

            Mennesker er i større eller mindre grad motstandere av endring, og motstand kan komme på mange måter.  Ofte kan motstanden være en reaksjon på at man blir tvunget til å gi slipp på noe man er komfortabel med. Det kan handle om å miste status, arbeidsoppgaver eller rett og slett frykt for ikke å beherske den nye løsningen.  Produktiviteten kan falle i den perioden ansatte tilpasser seg det nye systemet, og det kan komme mange spørsmål. Prosjektleder må være forberedt på å hjelpe alle brukerne med å tilpasse seg det nye ERP-systemet.

              Se også : Ledelse av endringsprosesser.

                Prosjektleder bør også regelmessig kommunisere med den daglige ledelsen og alle brukerne. Det er viktig å holde fokus. Hvorfor gjør man endringen? Hvilke problemer eller bekymringer skal det nye ERP-systemet løse? Hvilke andre fordeler forventes? Ideelt sett bør systemet tilby noen fordeler for alle brukere. Klarer man ikke det, bør endringen i verste fall være nøytral. Skal implementeringen bli en suksess må ingen brukere se fremtiden som dyster.

                  Opplæringsplaner som lages for brukerne må gi alle brukere forankring i egne transaksjoner, samt kunnskap om behandlingen andre brukere gjør før og etter prosessen brukeren har ansvaret for, slik at man forstår sammenhengen.  Det bør også arrangeres et grunnleggende kurs for alle, som gir en overordnet innsikt i systemets grunnleggende funksjonalitet og skjermnavigeringen i systemet.

                    Rydd opp i gamle data

                    Gamle økonomisystemer kan ha data som går langt tilbake i tid. Benytt denne muligheten til å rydde opp historiske data og kritisk velge hvilke data som skal migreres inn i det nye ERP systemet. 

                      GDPR, som trådde i kraft den 20. juli 2018, setter strenge krav til hva som er lov å lagre av personopplysninger.  Det kan vanke svært store bøter til selskap som oppbevarer personopplysninger som skulle vært slettet, og dette er en glimrende mulighet til å sikre at systemet etterlever GDPR, nå og i fremtiden.

                        Se også : Manglende overholdelse av GDPR kan koste millioner.

                          Ikke begrens opprydningen til statiske data, som kunderegisteret, rydd også opp i dynamiske data (transaksjoner). Det viktige valget her er hvor mye data du vil migrere. Generelt er inneværende år og kanskje året før nok.

                            Når man vet hvilke data som skal med til det nye systemet er tiden inne for å undersøke alle postene man planlegger å migrere og korriger eventuelle feil, slik at det er gode, feilfrie data som flyttes inn i det nye ERP-systemet. 

                              Overføring av gamle data til et nytt ERP system er et aspekt av ERP-implementering som ofte blir undervurdert. Datastrukturen i den nye ERP løsningen vil ikke være likt oppsettet i det gamle systemet. Det kan være felt i det gamle systemet som den nye ERP ikke trenger. Det kan være felt som trengs i det nye ERP-systemet som ikke kan hentes ut av det gamle systemet, og må opprettes manuelt. Arbeidet med migrering av data kan derfor være mer tidkrevende enn først antatt.

                                Se også : Hvorfor feiler ERP implementeringer?

                                  ERP er komplekst og har betydning for nesten alle aspekter av forretningsprosessene i virksomheten. ERP prosjektet har derfor flere risikoer enn de fleste andre IT-prosjekter. Vi har her kun berørt noen få faktorer. I praksis er det mange store og små utfordringer, og mange ERP implementeringer ender opp med å vare lenger enn forventet og koste mer enn budsjettert. Selskaper som ikke klarer å lage en god plan for implementering risikerer å møte mange hindringer under gjennomføringen.

                                    Legg igjen en kommentar

                                    Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *