7 kjennetegn på en god prosjektleder

Prosjektledelse skiller seg fra generell ledelse ved at aktiviteten man leder er tidsbegrenset og skal avsluttes når prosjektet er ferdig, men disse to typer ledere har også mange egenskaper til felles.

God Prosjektledelse handler ikke bare om å styre mennesker, men krever variert kompetanse, riktige verktøy og at man anvender de riktige metodene ved gjennomføring av prosjektene. Prosjektledelse kan deles inn i ulike prosessgrupper og kunnskapsområder. Prosessgrupper inkluderer initiering, planlegging, utførelse, overvåkning og kontroll, samt avslutning av prosjektet.

    Ledelse

    Prosjektleder skal både kunne lede og rettlede et team, formidle en visjon, motivere, inspirere og tjene prosjektteamet. Han eller hun opererer både fra et strategisk og et operativt perspektiv – man kommuniserer visjonen og bygger team, løser konflikter, fastsetter mål, evaluerer fremdriften og sørger for at prosjektet har de ressursene som trengs for å få tingene gjort.

      Nøkkelen til god prosjektledelse er å beherske lederskap, å lede – ikke bare å administrere. Det betyr å formidle en visjon og en plan for å lykkes, og ikke minst hjelpe prosjektteamet å nå målet.

        Kommunikasjon

        En av de viktigste ferdighetene til en prosjektleder er evnen til å kommunisere godt, forstå og bli forstått. God kommunikasjon er en hygienefaktor og kvaliteten på prosjektlederens kommunikasjon har derfor ikke bare innflytelse på prosjektgruppen, men også oppdragsgiver og interessenter.

          Et prosjekt bør ikke gjennomføres i et «vakuum». Jo flere kontaktpunkter en prosjektleder har, jo mer solid vil relasjonene bli, og jo mer sannsynlig er det at prosjektet vil bli en suksess. God kommunikasjon gir også en kontinuerlig avstemming.  Hyppig og effektiv kommunikasjon vil sikre at alle er omforent om prosjektets status og bidrar til at man unngår ubehagelige samtaler senere.

            Nøkkelen til god kommunikasjon i et prosjekt er å mestre er evnen til å lytte, være klar og sikre at man blir forstår. Når informasjonen flyter riktig, til rett tid, til rett person, gjennom de rette kanaler, kan nesten enhver hindring overvunnes.

              Se også : Etiske regler for prosjektledere

                Planlegging

                Prosjektplanlegging er en av prosjektlederens kjerneferdigheter. Hva er vel en prosjektleder uten en plan?  Å planlegge oppgaver i riktig rekkefølge, å gjøre de rette tingene til rett tid, er en stor del av jobben som prosjektleder.  Det er kritisk for sluttresultatet at prosjektleder planlegger prosjektet godt, og at han eller hun overvåker fremdriften i prosjektet og gjør tiltak for å sikre at alt holder seg på sporet.

                  Planlegging består av alt fra å skape gode møteplaner, estimater, tidslinjer og ressursplaner, til det mer dagligdagse – som å planlegge dagen, hvem man skal snakke med og å sette av tid på å holde statusdokumenter oppdatert. Planlegging handler om å finne måter å gjøre alt man trenger å gjøre så effektivt som mulig.

                    God og effektiv planleggIng er helt nødvendig for at prosjektet skal lykkes. Uansett hvor god man er til å gjennomføre, uten å planlegge et prosjekt, vil prosjektet aldri lykkes.  Som man sier: «If you fail to plan, you plan to fail».  Dette betyr ikke bare å planlegge for suksess, men også for katastrofer. En dyktig prosjektleder har alltid en plan i ermet.

                      Tidsstyring

                      Gjennomføring av et prosjekt setter ofte et ekstra press på hvordan prosjektdeltakere bruker tiden sin.  Steven Covey sitt sitat om at «Fienden til det beste er det gode» beskriver godt prosjektleders styring av tidsbruk (både eget og teamets). Det er mange ting som kan gjøres, men en god prosjektleder innser at bare noen få ting faller inn i kategorien «best» og disse få tingene er det som må komme først hver dag.

                        Å vite når man skal si «Nei» er viktig for en prosjektleder.  Problemet er ofte at viktige oppgaver blir trumfet av hasteoppgaver. Da handler det om å se forskjellen mellom presserende og viktig, og som tidligere president i USA, Dwight D. Eisenhower en gang påpekte: «Det som er viktig er sjeldent presserende, og det som er presserende er sjelden viktig.»

                          Møter er en av de største tidstyvene som finnes. En god strategi som fungerer veldig bra til å styre møtetiden, er alltid å ha en agenda og holde fast ved den.

                            Risikostyring

                            Uansett årsak, når et prosjekt ikke går som forventet lurer man alltid på om prosjektleder kunne forutsett dette og håndtert risikoen før den ble et problem.

                              Effektiv styring av risiko har enorme fordeler. God risikostyring er å vite hva som kan gå galt, og ha ydmykhet til også å spørre prosjektteamet om det samme.

                                Prosjektleder må identifisere risiko og jo tidligere man gjør det, desto større er sjansen for å kunne håndtere risikoen. Men det slutter ikke der. Det må følges opp med en risikoplan som innebærer å tildele en sannsynlighet og en konsekvens, og identifisering av strategier som passer til risikoen. Handlingsplanene inkorporeres så i prosjektplanen og følges opp.  Prosjektets risikostyring handler om å identifisere og håndtere risiko før de blir problemer.

                                  Se også : Hvorfor feiler ERP implementeringer?

                                    Forhandling

                                    Prosjektledelse er litt som politikk. Man bringer sammen en gruppe ulike mennesker, ofte med konkurrerende interesser, og prosjektleders jobb er å få disse ulike interessene omforent. Med andre ord, en god prosjektleder må være en utmerket forhandler.

                                      Som prosjektleder kan man befinne seg i forhandlinger med omtrent alle, hver eneste dag. Enten man forhandler om ressurser internt i prosjektet, forhandler om støtte fra toppledelsen, forhandler med tredjepartsleverandører eller med kunder – det er alltid ulike interesser som må hensyntas. Nøkkelen til vellykket forhandling er å «vinne» uten å brenne broer. Dette krever at man investerer tid for å forstå forhold og interessenters interesser, slik at man tydelig kan identifisere hva som trengs for å flytte prosjektet fremover.  Ofte kan det være å finne en felles plattform – å utarbeide kompromisser, slik at alle involverte føler at de har vunnet noe!

                                        Fagkompetanse

                                        Sist, men ikke minst er faglig kompetanse et område hvor det alltid noe å lære. Kompetanse på metoder og rammeverk for prosjektledelse er selvsagt. Det kan også være nyttig med kunnskap om Six Sigma, lean eller andre teoretiske rammeverk, men effektiv prosjektledelse krever i tillegg at man tilegner seg nok kompetanse til å snakke «faglig» om oppgaven prosjektet skal løse. Hva som er teknisk og praktisk mulig – og hva som ikke er det.

                                          Jobben som prosjektleder er å kunne komme opp med en god plan og deretter utføre og administrere den på en god måte, og lede prosjektet til suksess. Når prosjektet er vel gjennomført må prosjektleder sørge for at lærdom fra prosjektet blir dokumentert på en måte som danner grunnlag for enda bedre prosjekter i fremtiden.

                                            Trenger dere hjelp til å gjennomføre et prosjekt? Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe.

                                              Legg igjen en kommentar

                                              Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *