9 KPI-er for IT avdelingen

Tradisjonelt har mange organisasjoner behandlet budsjetter som et årlig nødvendig onde, men hvis IT budsjettet i stedet sees som et verktøy for å realisere selskapets strategiske plan har det noen opplagte fordeler.

Digitalisering setter informasjonsteknologi i sentrum av forretningsutviklingen og IT ledere får ofte spørsmål om verdien av IT investeringene. Regnskapet viser kostnadene med IT, men det kan være en utfordring å kvantifisere verdien av IT og vise at nivået på investeringene i IT er i samsvar med selskapets strategiske plan.

For å imøtekomme dette må IT ledelsen definere IT-strategien som et middel for å gjennomføre den strategiske planen. For deretter å synliggjøre effekten av IT trenger man KPI-er som viser status med hensyn til økonomi, leveranser, innovasjon og smidighet for å møte kravene fra forretningssiden.

Her er ni måltall som kan brukes til å vise at IT tilfører verdi til virksomheten.

Økonomiske nøkkeltall

De fleste bedrifter er avhengig av en eller annen form for IT-teknologi, men det er lett å undervurdere kostnadene det medfører.

KPI 1: IT investeringer vs. strategisk plan (CapEx og OpEx)

IT-avdelinger har vanligvis to alternativer for å anskaffe ny maskin- eller programvare: De kan ta anskaffelsen som en kapitalutgift (CapEx), eller de kan ta kostnaden som en driftsutgift (OpEx). Mange selskaper endrer nå fra en modell med lokalt installert maskin- og programvare til en skybasert SaaS-modell og man må synliggjøre den økonomiske effekten dette har på både drifts- og kapitalutgifter.

KPI 2: Totale kostnader applikasjoner og tjenester

Dette inkluderer leie, avskriving og vedlikehold, i tillegg til kostnader med service og support på programvaren. Det er lurt å gjøre denne øvelsen for hver applikasjon og tjeneste, slik at tallene senere kan brytes ned til kost per bruker og fordeles avdelingsvis.

KPI 3: Totale infrastruktur kostnader

Her summerer man alle kostnader med intern IT drift og/eller ekstern IT-driftsleverandør, inkludert serverdrift, lagring, nettverkskostnader, sikkerhet osv.

Nøkkeltall Leveranse

Dersom selskapet har en strategi om å kutte kostnader er det lagt en forutsetning om at IT må bli mer effektiv. Det betyr ikke nødvendigvis at bruken av IT må reduseres, ofte er det faktisk motsatt, men kravet er at forholdet mellom det IT leverer og kostnadene med IT må forbedres.

KPI 4: %-vis andel av prosjekter som ble levert på tid og budsjett

Hvis organisasjonen ofte håndterer flere prosjekter er dette KPI-et et must. KPI-et angir %-vis andel prosjekter som er fullført i henhold til avtalte kostnader og tidsfrister.

En «tommelfingerregel» er at om man ikke klarer å holde denne prosentdelen over 80%, kan det være på tide å vurdere tiltak, se på planleggingsprosessen eller eventuelt akseptere færre parallelle prosjekter.

KPI 5: %-vis tilgjengelighet på systemene, oppetid, oppfylt SLA

Service Level Agreement (SLA) er en avtale mellom to parter om en bestemt tjeneste. En SLA vil normalt inneholde:

  • Beskrivelse av avtalt tjeneste
  • Avtalte avgrensninger i tjenesteomfanget
  • Avtalt minimumsnivå på service/ytelse

SLA kan avtales både for tjenester IT avdelingen leverer og tjenester som leveres fra ekstern leverandør.

Formålet med disse KPI-ene er å vise at IT avdelingen leverer prosjekter som avtalt, og at driftstjenester leveres med avtalt kvalitet og tilgjengelighet.

Nøkkeltall Innovasjon og smidighet

I dag jobber alle virksomheter med innovasjon, enten det er kontinuerlig forbedring, utviklingsprosjekter eller andre aktiviteter. Raskere endringer krever et tettere samarbeid mellom IT spesialistene og brukerne. I smidige prosjekter er en tommelfingerregel at mellom 10 og 25 prosent i teamet skal være fra brukersiden.

KPI 6: %-vis fordeling av IT investering mellom drift, eksisterende – og nye forretningsløsninger

IT-budsjettet er ofte tradisjonelt fokusert på teknologi for å drive bedriftens primære virksomhet. Digitaliseringen skjer på mange områder og nye måter å jobbe og gjøre forretninger på benytter teknologi på nye måter. Framtidig vekst i produktivitet kommer ofte gjennom investering i mer – og bedre bruk av IT.

KPI 7: %-vis andel av IT budsjettet brukt på kundeorienterte løsninger

Kundeopplevelse er en av hovedstrategiene for vellykkede bedrifter. Med den digitale transformasjonen som nå skjer hos mange bedrifter skifter også IT-budsjettet karakter. Hvor mye av IT-budsjettet går med til operativsystemer, infrastruktur og vedlikeholde gamle applikasjoner, og hvor mye blir brukt på applikasjoner / systemer som betjener kunder?

Måltall for forretningsverdien av IT

Innsikt i hvordan IT-løsningene tilfører verdi til virksomheten bør basere seg på gode måltall og være en del av en kontinuerlig prioriterings- og beslutningsprosess. Her er eksempler på noen måltall som vil bidra til at man får god, faktabasert innsikt, og som bør måles jevnlig.

KPI 8: IT kostnad pr. forretningsområde eller avdeling

Formålet med å rapportere på denne måten er å oppnå kostnadskontroll ved å synliggjøre kostnadene i den enkelte enhet. Dermed styrkes incentivene til å gjøre en bedre jobb til lavere kostnader. Man legger også mer press på den interne IT avdelingen og får en klarere rollefordelingen mellom enhetene.

KPI 9: Kunde- / Brukerundersøkelser

Brukerundersøkelser kan være nyttige for å få tilbakemeldinger fra et større antall personer på hvordan organisasjon eller kunder opplever kvaliteten på IT tjenestene, og eventuelt avdekke udekkede behov eller mangler i eksisterende tjenestetilbud. Undersøkelsene gir også en bekreftelse på at IT leveransen er i samsvar med organisasjonens forventning.

KPI-er hjelper deg med å holde rede på relevante aspekter av kvaliteten på IT-leveranser. Disse verdiene setter fokus på å levere IT prosjekter på tid og budsjett, optimalisere IT-support og problemløsing, samt styring av IT kostnadene.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *