A3: Metode for strukturert problemløsning

Japanske Toyota Motor Corporation er kjent for sin innsats for kontinuerlig forbedring og bidrag til utvikling av metoder som Lean og Six Sigma. A3 er en slik strukturert metode for problemløsning, først brukt av Toyota.

I utgangspunktet er A3-prosessen en strukturert mal for å problemløsning.  Tilnærmingen bruker vanligvis et enkelt ark med A3-papir, noe som har gitt metoden dens navn. A3-tilnærmingen er også kjent som SPS, som står for «Systematic Problem Solving».  Tilnærmingen er basert på prinsippene i PDCA (Plan, Do Check, Act).

    Oppbygging av en A3 rapport

    Her er et eksempel på oppbyggingen av en typisk A3 rapport:

      Tema:

      Temaet for A3-rapporten skal være en kort beskrivelse av hva A3-rapporten handler om.  Den skulle besvare spørsmålet: «Hva prøver vi å gjøre her?»  Et eksempel på tema kan være: «Reduser behandlingstid inngående faktura.»

        Bakgrunn:

        Dette avsnittet inneholder all kontekstuell informasjon og bakgrunnsinformasjon som er nødvendig for å forstå problemet fullt ut.  Det er også viktig å indikere hvordan problemet forholder seg til selskapets mål eller verdier.

          Nåværende tilstand:

          Denne delen av A3-rapporten skal beskrive hvordan den nåværende prosessen fungerer.  Det er viktig å beskrive prosessen slik at alle som har kunnskap om prosessen kan forstå den.  Håndtegnede diagrammer (med blyant) kan være effektive fordi de kan gjøres raskt og enkelt kan endres ved behov.

            Årsaksanalyse:

            For å analysere roten til problemet begynner vi med å lage en liste over hovedproblemene.  Neste spørsmål er «hvorfor?» Når det er besvart gjentas prosessen til man kommer til roten av problemet.  En god tommelfingerregel er at du ikke har funnet den virkelige årsaken før du har spurt «hvorfor?»  minst fem ganger.  Kjeden(e) registres i A3-rapporten.

              Måltilstand:

              Avsnittet brukes til å illustrere hvordan den nye, foreslåtte prosessen vil fungere.  Det er viktig å liste opp de spesifikke tiltakene som vil løse rot-årsaken(e) til problemene i nåværende prosess.  Til slutt bør man angi forventet resultatet, spesifikt og kvantitativt.

                Implementeringsplan:

                Avsnittet lister alle oppgaver som må utføres for å utvikle de ønskede tiltakene, implementere dem og realisere ønsket måltilstand.  For hver oppgave defineres en person som er ansvarlig for oppgaven, sammen med en frist for fullføring.  Det kan også være nyttig å sette opp forventet resultat fra hver oppgave.

                  Oppfølgingsplan og resultater:

                  På venstre side registreres planen for å måle effektiviteten av den foreslåtte endringen: hva som vil bli målt, når og hvem som skal utføre målingene.  Høyre side benyttes for å registrere de faktiske resultatene av implementeringen og datoene for den faktiske oppfølgingen.

                    De fleste problemer som oppstår i organisasjoner blir overfladisk adressert.  I praksis vil det si at man prøver å komme rundt problemet i stedet for å ta tak i de virkelige årsakene til at det oppstår, for å hindre at det oppstår igjen.  Ved ikke å adressere årsakene til at problemer oppstår møter man det samme problemet, eller samme type problem, igjen og igjen, og effektiviteten forbedres ikke.

                      A3-prosessen hjelper mennesker med ulik bakgrunn til å samarbeide om problemløsning.  Den brukes for å avdekke og løse de viktigste årsakene til at problemer dukker opp i arbeidsrutiner.  A3-prosessen er enkel og kan brukes i nesten alle situasjoner, og når den brukes riktig (dvs. at alle trinnene blir fulgt og fullført), øker sjansene for suksess dramatisk.

                        Legg igjen en kommentar

                        Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *