Betydningen av retrospektive prosjektmøter

Evnen til å gjennomføre vellykkede prosjekter er en viktig egenskap for en organisasjon. Dessverre blir disse suksessene altfor ofte overskygget av andre utfordringer, for eksempel prosjekter som leveres sent eller ikke fullt ut oppfyller de definerte kravene.

Fordi både prosjektteam og ledelse allerede har mye å gjøre kan det være vanskelig å finne tid til et tilbakeblikk og diskutere prosjektforbedringer. Dersom prosjektet ikke har vært en suksess er kanskje heller ikke alle like motivert for et slikt møte, men et riktig gjennomført retrospektiv vil uansett være en svært god investering. Retrospektivte prosjektmøter er grunnlaget for kontinuerlig prosjektforbedring.

    Slike prosjektmøter bør avholdes uavhengig om prosjektet benytter agile metoder eller ikke. Møtene kan ha ulike navn, men uansett hva man kaller dem har de det samme målet og følger det samme grunnleggende mønsteret: Man går igjennom det gjennomførte prosjektet for å lære av både suksessene og feilene, slik at både teamet og den øvrige organisasjonen kan forbedre hvordan de jobber fremover.

      De klassiske spørsmålene er:

      • Hva var vi enig om å gjøre?
      • Hva skjedde egentlig?
      • Hvorfor skjedde det?
      • Hva skal vi gjøre neste gang?

      Kontinuerlig forbedring

      Når en organisasjon gjennomfører retrospektive prosjektmøter utvikles ikke bare evnen til å gjennomføre prosjekter, men hele infrastrukturen rundt prosjektene oppnår i det lange løp viktige forbedringer.

        Møtene er en mulighet til å utvikle kommunikasjonskanalene mellom prosjektteamet og dets interessenter og sponsorer. Interessenter på alle nivåer kan bli bedre informert om betydningen av faktorer som:

        • Tidlig planlegging
        • Prosjektstyring
        • Ressursallokering
        • Nøyaktige estimater
        • Behovet for å overvåke deltakernes totale arbeidsbelastning gjennom hele prosjektets livssyklus

        Dette gjør det lettere å vurdere hvordan man kan bli mer effektiv i etterfølgende prosjekter, og hvordan fremtidig innsats bedre kan tilpasses selskapets samlede behov.

          Det er altså ikke bare prosjektgruppen som får positive resultater ut av disse møtene. Ledelsen har også betydelige fordeler av å interessere seg for hvordan man forbedrer organisasjonens prosjektarbeid.

            Noen eksempler på dette kan være:

            • Økt bevissthet rundt prosjektporteføljens status
            • Færre overraskelser i siste øyeblikk
            • Tilgang til informasjon de trenger for å ta strategiske prosjekt= og forretningsbeslutninger
            • Bedre innsikt i resultatene av selskapets prosjektinvesteringer

            Øvelse gjør mester

            Normalt vil møtene bli bedre og man oppnår bedre resultater etter at organisasjonen har gjennomført dem noen ganger. Folk trenger å få en forståelse av hva slags tilbakemelding som viser seg nyttig. De trenger å se at deres ideer blir hørt, og at noen virkelige forandringer kommer ut av møtet. En reell mulighet til å skape meningsfylt forandring blir da i seg selv en motivator.

              Her er noen tips til gjennomføring av et vellykket retrospektivt prosjektmøte:

              • Sett av nok tid til møtet
              • Forbered møtet godt
              • Start med å fokusere på det positive
              • Skap trygge omgivelser – ingen «syndebukker»

              Når møtet er slutt må man gå derfra med noen konkrete handlinger å ta tak i. Store spennende planer høres bra ut, men kan også bli en nedtur hvis endringen aldri skjer. Hvis folk ser at disse møtene genererer alle slags ideer, men ingenting konkret kommer av det, vil de etterhvert slutte å bidra.

                For å få et godt resultat må man sørge for at handlingsplanene er realistiske og at de som er ansvarlige for endringene faktisk kan implementere dem. Selv om man bare har innflytelse til å gjøre små endringer kan effekten av kontinuerlig forbedring over tid allikevel bli massiv.

                  Gjennomfører din organisasjon alltid retrospektive prosjektmøter? Hvis ikke er rådet å komme i gang. Et virkelig godt retrospektiv får man bare gjennom erfaring. Skulle det ikke gi ønsket resultat på første forsøk så husk det Confucius, en kinesisk lærer og filosof, født 551 f.Kr., har sagt:

                    «Man kan oppnå visdom på tre måter; først gjennom refleksjon, som er det nobleste, så ved imitasjon, som er det enkleste, og sist ved erfaring, som er den bitreste».

                      Trenger dere hjelp til å gjennomføre prosjektene deres? Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe.

                        Legg igjen en kommentar

                        Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *