God møteledelse gir gode møter

Å delta på møter kan være en frustrerende opplevelse. Allikevel øker stadig mengden av tid som brukes på møter.

Organisasjonspsykolog Henning Bang påpeker i sin avhandling «Effektivitet i ledergrupper» at en tredjedel av tiden i et møte er bortkastet og uproduktiv. Men, selv om møter ofte er både slitsomme og uproduktive, er de en stor del av hverdagen i så å si enhver bedrift. I en global undersøkelse utført av Microsoft mente 69% av de spurte at møter ikke var produktive.  En annen studie fant at møter var den største tidstyven på arbeidsplassen.

    Men møter kan ikke elimineres. Tidsbruken i møter er prisen en organisasjon betaler for inkludering, deltakelse, teamarbeid, kommunikasjon og samhold i organisasjonen.  Det som må reduseres er tiden man kaster bort tid i unødvendige eller dårlig organiserte møter. Ansattes engasjement reduseres når de deltar på møter som ikke er relevante for jobben deres. Fokus på effektive møter kan frigjøre betydelige ressurser.

      Ledere kan være tilbøyelige til å vurdere egne møter som mer nyttig enn andre deltagere gjør.  En undersøkelse fra Verizon fant at respondentene 79% av tiden vurderte møter de selv initierte som ekstremt eller veldig produktive, i motsetning til bare 56% for møter initiert av andre. Å samle tilbakemeldinger fra deltakerne på møter kan være verdifullt for å evaluere møtekvaliteten.

        Hvordan legge til rette for et godt møte?

        En god ide er å etterspørre potensielle agendapunkter fra deltakerne før møtet.  Det skaper engasjement og følelse av inkludering.  En utmerket måte å gjøre dette på er å sende en e-post noen dager før møtet.  Hvis et forslag ikke passer, kan møtelederen ta dette opp med deltakeren og eventuelt flytte punktet til et senere møte.

          Det er også en god ide å avholde små møter. Større møter kan lett gi en dårligere gruppeopplevelser, mer passivitet og økt fare for negativ atferd. For å unngå distraksjoner kan man også vurdere teknologifrie møter der deltakerne ikke tar med seg telefonene inn i møterommet.

            Tjenende ledelse

            Tjenende ledelse (Servant Leadership) er en kraftfull måte å skape et gunstig møtemiljø der kunnskap, talent og ferdigheter til alle deltagere kommer frem.  En tjenende leder verdsetter andres tid og anerkjenner dette som sentralt for personlig og organisatorisk suksess.  Dette krever nøye planlegging og utforming av agendaen, målene, rekkefølgen av emner og møtestrategier.

              Se også : Servant leadership – en tjenende leder

                Ideell møtefasilitering inkluderer:

                • Holde oversikt over tid og gjennomføre møtet effektivt
                • Oppmuntre til debatt for å oppnå bedre beslutninger
                • Fange opp underliggende bekymringer gjennom oppmerksom lytting
                • Ikke presse igjennom eget synspunkt i diskusjonen
                • Regelmessig avstemme konsensus uten å presse møtedeltakerne
                • Oppsummere diskusjonen for å sikre at alle er omforent 

                Møtene bør generelt bare ta opp emner som krever diskusjon og engasjement.  Gode ​​eksempler på dette er når man skal identifisere relevante risikoer, evaluere fremdrift eller identifisere nye muligheter.  Emner man ikke trenger å diskutere kan mer effektivt kommuniseres på andre måter, for eksempel via e-post.

                  Antall møtedeltakere

                  Møter har ofte flere deltakere enn dagsordenen krever.  Dette gjøres ofte for å være inkluderende, men kan være suboptimaliserende.  Data fra Bain and Company viser at for hver person ut over syv som deltar i møtet reduseres beslutningseffektiviteten med 10%.  De store, suksessfulle organisasjonene vet dette. I Google er maksimalt antall deltagere på et møte 10. De står også bak 50/25-regelen: Timelange møter forkortes til 50 minutter, og tretti minutters møter blir forkortet til 25 minutter. Et annet eksempel er Amazon som bruker «to-pizza-regelen» – to pizzaer skal være nok til å mette alle fremmøtte.

                    Oppsummering

                    God møteledelse handler om struktur og kultur. Man legger til rette for et godt og konstruktivt møte allerede i forberedelsene og møteinnkallingen. På selve møtet bør man snakke om det viktigste først og holde diskusjoner innen den rammen som agendaen setter.  Som regel vil det også være hensiktsmessig å sende ut et kort og presist møtereferat i etterkant av møtet.

                      Vil du vite mer? Cairnway har satt opp en 20 punkts sjekkliste for tjenende ledelse av møter.

                          La ditt neste møte bli et godt møte!

                            Legg igjen en kommentar

                            Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *