Hvordan bruke et SIPOC diagram

Hvis vi trenger å forbedre eller forandre en prosess, må vi forstå selve prosessen, noe som bare er mulig hvis vi kjenner leverandørene, input, output, prosesstrinnene og kundene i dagens prosess.

Når man jobber med prosessforbedring er SIPOC et verktøy som oppsummerer inngangene og utgangene til en eller flere prosesser i tabellform.  Akronymet SIPOC står for leverandører (Suppliers), Input, Prosess, Output og kunder (Customers)som danner kolonner i tabellen. Metoden ble tatt i bruk innen TQM  på slutten av 1980-tallet, og er i dag brukt innen både Six Sigma, Lean og BPM (Business process management).

    I prosjektledelse er metoden brukt for å definere og arbeide med prosesser, for å forbedre resultatet av prosjektet.

      Når er SIPOC diagram nyttig?

      Et SIPOC-diagram er en form for prosesskartlegging.  Metoden gir en oversikt over en prosess på et øyeblikk. Det er en enkel, men effektiv metode å sikre at alle prosjektmedlemmer og ledelse/oppdragsgiver har en omforent forståelse av prosessen.

        SIPOC diagrammet brukes for raskt å forklare en prosess og gir felles referansepunkter for alle gruppemedlemmer.  Det kan også bidra til å identifisere problemer og isolere områder som ikke er nødvendige eller ikke tilfører verdi.

          Eksempel SIPOC diagram

          SIPOC er en overordnet oversikt over prosesser, vanligvis begrenset til 5-7 steg. Denne tilnærmingen gjør det lettere for alle prosjektdeltakerne å se prosessen likt.

          Avhengig av målgruppe er det tre måter å benytte SIPOC:

          • En oversikt over prosessen for de som ikke er kjent med den
          • En oppfriskning for å oppdatere de som er kjent, men litt «rustne»
          • En oversikt for de som kjenner prosessen, og er involvert i å definere ny prosess

          SIPOC-verktøyet er spesielt nyttig når det ikke er 100% klart:

          • Hvem som leverer input til prosessen
          • Hva som er spesifikke krav til input
          • Hvem de virkelige kundene av prosessen er
          • Hva som er kravene fra kundene

          Metoden gir en felles forståelse av de ulike prosesstrinnene og knytter sammen leverandører og kunder med hovedprosessen. Dette gir muligheten til å analysere og forbedre prosesser fra en helhetlig perspektiv.

            Hvordan lage et SIPOC diagram

            En typisk prosess for å skape et SIPOC diagram kan være slik:

            • Prosjektgruppen tegner et overordnet prosesskart
            • Beskriv prosessen (Hvordan råvare/Input bearbeides)
            • Lag en oversikt over sluttprodukt/tjenesteinnhold
            • Lag en oversikt over kundene som benytter sluttproduktet/tjenesten
            • Lag en oversikt over input til prosessen
            • Lag en oversikt over leverandørene av Input til prosessen

            Eventuelt kan man også sette opp en liste over foreløpige krav fra kunden, før man inviterer ledelse og andre interessenter til å verifisere diagrammet. 

              SIPOC som prosjektverktøy

              Et SIPOC-diagram brukes for å identifisere relevante elementer som påvirker kvaliteten på prosessen, før arbeidet med forbedring av prosessen starter. Metoden bidrar til å definere komplekse prosesser som i utgangspunktet kanskje ikke er godt spesifisert, og er vanligvis brukt i målefasen av et Six Sigma DMAIC-prosjekt, eller i analysefasen i et tradisjonelt IT prosjekt.

                Enkelte organisasjoner kaller noen ganger verktøyet COPIS i stedet for SIPOC, fordi de vil legge vekt på kundens verdi først. Bruken av verktøyet er ellers den samme.

                  Legg igjen en kommentar

                  Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *