Hvordan unngå at endringer mislykkes

Når organisasjoner skal igjennom en omstillingsprosess, innebærer det i praksis at medarbeiderne skal endre måten de jobber på. Endringene kan være vanskelig å gjennomføre. Det tar ikke alle alltid hensyn til.

Når vi står overfor forandringer skaper det generelt stress og forstyrrelse. Vi må lære ting på nytt. Vi blir tvunget ut av vanene vårt. Det kan påvirke vår produktivitet negativt og føles ikke som en god ting. For virksomheter har endring en lignende effekt. Likevel, selskaper, team og enkeltpersoner som ikke klarer å endre seg som svar på de endringen som alltid skjer rundt dem, står i fare for å bli foreldet og «utgått på dato».

    Endringsledelse er krevende, men på lang sikt er det kritisk for at virksomheten skal lykkes. Allikevel viser forskning at så mye som 70 prosent av alle endringsprosesser mislykkes. 

      Misforståtte roller

      Årsakene til at endringer mislykkes kan være mange, men det er noen som går igjen oftere enn andre. Her er noen typiske «rollebaserte» eksempler:

        Bedreviteren

        Ingenting frustrerer mer enn en leder som ikke ønsker å delta i prosessen, men dukker opp i 11. timen for å sprenge alt i fillebiter med en enkelt kommentar, og deretter forlate rommet og forventer at prosjektgruppen skal plukke opp bitene. Denne oppførselen forstyrrer flyten i arbeidet langt utover dette ene møtet, og etterlater prosjektgruppen usikre på hvordan de skal prioritere fremover – og undrende på når det samme skal skje neste gang.

          Idealisten

          En annen typisk feil er idealisten som designer et fantastisk system, og tenker: «Hvis vi bare bygger det, vil organisasjonen ta det i bruk». Denne tilnærmingen tar ikke hensyn til en helt avgjørende faktor: Å involvere alle sentrale interessenter. Ingen ønsker å adoptere noe som fundamentalt endrer måten de jobber på, uten selv å få muligheten til å gi innspill til endringen. Uansett hvor perfekt idealisten bygger det nye systemet blir det en stor utfordring å få organisasjonen til å adoptere det.

            Perfeksjonisten

            Det kan være lett å miste fokus på det store bildet underveis i et prosjekt.  Ta for eksempel et enkelt spørsmål som: «Kan vi gjøre skriften litt større?» Tilsynelatende et uskyldig spørsmål, men også et eksempel på en holdning som kan sette hele implementeringen i fare.  Det kan skje når ledere er mer fokusert på egne, ikke-essensielle behov og ønsker, enn at produktet eller prosjektet skal bli en suksess.  Uvilje mot å akseptere kompromisser rundt små detaljer frustrerer ikke bare prosjektteamet, men det dreper fremdriften i prosjektet og går på bekostning av hele endringsprosessen.

              Det finnes måter å unngå problemene

              Den dårlige nyheten er at slik atferd dessverre er ganske vanlige. Heldigvis er den gode nyheten at det også finnes måter å håndtere denne type risiko. Her er tre tiltak prosjektleder kan gjennomføre for å styre unna problemene i eksemplene over:

                1.  Sørg for å prosjektet er godt forankret i ledelsen og hold ledelsen godt oppdatert underveis i prosjektet. Problemer kan oppstå når ledere føler behov for å demonstrere egen betydning og føle at de bidrar i en prosess de ikke har satt seg godt nok inn i.

                  Se også: Ledelse av endringsprosesser.

                    2.  Forklar for prosjektgruppen at å involvere andre ikke vil bremse implementeringen, men føre til bedre adopsjon, compliance og økt brukertilfredshet. 

                      3.  Det er ingenting galt med å være perfeksjonist. Problemet oppstår når man holder resten av endringsprosessen som gissel til man får det som man vil.  En måte å unngå dette kan være å skille ut ikke-essensielle elementer i en separat arbeidsflyt og jobbe med dem parallelt med den overordnede fremdriften. Da får ikke disse elementene så mye oppmerksomhet, men de forsinker heller ikke fremdriften på prosjektet.

                        For en prosjektleder er det avgjørende å ha både ledelse og ansatte «med på laget». Forskning viser at en positiv utfall av en endringsprosess er avhengig av at man klarer å skape aksept for endringen.  Får man ikke folk med på å endre seg uteblir rett og slett effekten av endringen.

                          Se også : 7 kjennetegn på en god prosjektleder.

                            Legg igjen en kommentar

                            Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *