Slik gjennomfører du en årsaksanalyse

En god årsaksanalyse forklarer hvorfor et problem oppstår, og hjelpe teamet forstå sammenhengen mellom mellom årsak og virkning - og hva om er «roten» til problemet

Har du noen gang lurt på hvorfor 4-åringer spør så mye, og sett hvordan de ofte følger opp svaret med å spørre «Hvorfor det?» Svaret kan være at denne teknikker er like enkel som den er genial når man skal forstå årsaken til at ting er som de er.

    Denne gang vil jeg beskrive et enkelt verktøy for raskt å komme til bunns i hva som er årsakene til et problem, før man begynner å utvikle løsninger på problemet. 

      Dette er et idédugnadsverktøy som stiller stadig mer detaljerte spørsmål om et problem eller en prosess, og prøver å forstå årsaken til det faktiske problemet. Metoden krever ingen forkunnskaper og tillater alle gruppens medlemmer å delta i prosessen. Verktøyet hjelper teamet å forstå alle årsaksfaktorer som har betydning for et problem, slik at de kan adressere de virkelige årsakene til problemet, i stedet for å behandle symptomene.

        Ressurser som kreves

        • En gruppe mennesker
        • Et stort stykke blankt papir som er stort nok til at alle kan stå rundt og se (1 m høy og 3 m lang er normalt nok)
        • Veggplass å henge opp papiret
        • Markørpenn for å tegne årsakssammenhengen (minst en)
        • Ingen bord og stoler – Deltakerne står samlet ved skissen

        Roller og ansvar

        Det kreves to roller for å gjennomføre analysen:

        Moderator

        • Ansvarlig for å lede gjennomføringen av analysen
        • Holder prosessen «på skinner» og styrer unna lange diskusjoner
        • Sikrer at alle notater som gjøres er tydelige og forståelig, ikke bare for deltakerne, men også personer utenfor prosessen, slik at resultatet kan brukes senere.

        Deltaker

        • Bidrar med ideer og ekspertise
        • Bistår gruppen med å fullføre oppgaven
        • Forblir positiv hele tiden (mange problemer kan bli avdekket)

        Gjennomføring av analysen

        • Moderator starter analysen med en kortfattet redegjørelse for utfordringen man står overfor
        • Når man har definert problemet til venstre, flytter man fokus et steg til høyre og stiller spørsmålet: «Hvorfor det?»
        • Moderator noterer svarene på spørsmålet som korte, kortfattede setninger i stedet for enkeltord.  For eksempel, i stedet for «Kostnader» eller «Inntekter», utdypes temaene ved å beskrive årsakene i en kortfattet tekst, for eksempel «Kostnadene er for høye» og «Inntekten er for lav».
        • Slik gjennomføres analysen stegvis på tvers, fra venstre mot høyre, mens man hele tiden spør «Hvorfor?» på hvert påfølgende nivå i analysen. 
        • En tommelfingerregel er at du ikke har funnet den virkelige årsaken før du har spurt «hvorfor?»  minst fem ganger – før du går tilbake til et høyere nivå og analyserer en annen gren av problemet.
        • Den fullførte analysen identifiserer alle årsakene som er «roten» til problemet, og som må tas i betraktning når man skal finne løsning på problemet man står ovenfor.

        Moderator må passe på at gruppen ikke debatterer hvert punkt for mye.  Målet er å identifisere problemer og gå videre til neste så raskt som mulig.  Det er viktig å fullføre hele prosessen slik at man kan se hele bildet før man trekker konklusjoner.

          Det er god praksis at moderator sjekker svarene som er skrevet ned med noen som ikke var involvert i analysen, for å verifisere at utenforstående kan følge logikken i analysen ved å lese resultatene etterpå.

            Her har jeg konstruert et eksempel fra en fiktiv nettbutikk, der utgangspunktet er at man opplever redusert lønnsomhet:

            Eksempel: Årsaksanalyse

            For illustrasjonsformål er det i eksemplet over bare to årsaker på hvert nivå.  I en virkelig analyse kan det godt være mer eller mindre enn to svar på «Hvorfor?» til hvert av nivåene. Det er heller ikke gitt at man alltid må ha fem nivåer. Av og til kan det for eksempel være nyttig å følge opp noen av svarene på nivå fem med et nytt «hvorfor». Det viktige er å komme til bunns i hva som er roten av problemet man skal løse.

              En fordel med denne metoden er at det tar liten tid å gjennomføre analysen. Et team som er kjent med en prosess kan gjennomføre en komplett analyse-økt på mindre enn en time, hvis moderator holder fokus på fremdriften.  På grunn av sin enkelhet kan verktøyet brukes til nesten ethvert problem. Metoden kan anvendes til å definere et problem eller for å begynne å finne årsaker til problemet, eller inngå som en del av arbeidet med for eksempel en A3 analyse.

                Se også: A3: Metode for strukturert problemløsning
                  Photo by Sarah Pflug from Burst

                  Legg igjen en kommentar

                  Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *